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各二级学院:

为确保2013级新生高中档案及时、准确、完整入库，方便新生以后的学习、生活和就业，现将高中档案的接收、整理等有关工作要求通知如下:

一、辅导员负责填写所带班级档案袋

各班辅导员用黑色墨水笔填写广东白云学院学生档案袋封面，要求字迹清晰、工整、无涂改。档案袋封面需要填写的项目有:“姓名”、“编号”、“学号”、“专业”、“班级”，其中编号为学生学号，专业、班级要求完整填写，但有教务处认同的简称也可填写简称。如:专业:国际经济与贸易，班级:B13国贸1班。

二、新生档案袋填好后将确认无误的新生体检表、大学录取通知书、高中档案等材料按先后顺序装入广东白云学院学生档案袋。这一环节要求所装资料与档案袋封面标明的项目一致，避免错装、漏装。

三、各班辅导员以班为单位按学号顺序汇总学生档案，经学生档案室核查之后，转入学生档案室保管。

四、各二级学院可根据工作需要，可与学生处档案室联系调阅学生档案，以通过档案了解和熟悉学生情况，掌握学生状态，有针对性的做好学生教育、管理、服务工作。 

五、具体档案整理时间安排

                                                                                                          学生工作部（处）

                                                                                                       二〇一三年十二月六日